FAQ QR-Rechnung - die neue QR-Rechnung kurz erklärt
Seit dem 30. Juni 2020 können Sie Ihre Rechnungen als QR-Rechnungen versenden. An der Rechnung selber ändert sich nichts. Der Unterschied macht der sogenannte Zahlteil aus, welcher den bisherigen Einzahlungsschein ablöst. Der Hauptbestandteil des perforierten Zahlteils bildet ein QR-Code mit allen Rechnungs-Informationen.
Wie kann ich QR-Rechnungen ausstellen?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Generierung von QR-Rechnungen. Am einfachsten geht es über Ihr ERP-System. Die meisten Systeme ermöglichen in der neuesten Version das Erstellen von QR-Rechnungen. Alternativ können Sie QR-Rechnungen meist in Ihrem E-Banking-Portal erstellen oder über das kostenlose Tool QR-Rechnung.net.
Wie kann ich QR-Rechnungen einlesen?
QR-Rechnungen können über das Smartphone (e-Banking-App) oder die Computer-Kamera eingelesen werden. Für KMUs empfiehlt sich das PayEye von Crealogix oder für grössere Mengen an einzulesenden Rechnungen der Giromat. Von vielen Banken werden die Geräte vergünstigt angeboten. Alle Informationen, welche der QR-Code enthält, sind auch immer noch in Textform auf dem Zahlteil aufgedruckt. Somit können Rechnungen jederzeit manuell zur Zahlung erfasst werden.
Gibt es mehrere Sorten QR-Rechnungen, analog der Einzahlungsschein-Sorten?
Es werden drei Sorten QR-Rechnungen unterschieden:
- QR-Rechnung mit QR-Referenz (ersetzt den orangen ESR-Einzahlungsschein)
- QR-Rechnung ohne Referenz (ersetzt den roten Einzahlungsschein, ohne Referenznummer)
- QR-Rechnung mit Creditor Reference (neue Nutzungsmögichkeiten, siehe nächste Antwort)
Was bietet mir die "QR-Rechnung mit Creditor Reference" für Vorteile?
Bei der Sorte "QR-Rechnung mit Creditor Reference" kann eine Creditor Reference nach dem ISO-11649-Standard angegeben werden. Die Angabe dieser ist im internationalen Zahlungsverkehr notwendig.
Welche Vorteile habe ich mit der QR-Rechnung als Rechnungssteller?
Der Hauptvorteil liegt darin, dass alle Zahlungsinformationen elektronisch übermittelt werden. Dies ermöglicht eine automatisierte Zahlungsabwicklung vom Auftraggeber bis zum Empfänger. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Positionierung des Ausdrucks weniger genau erfolgen muss als bei bisherigen Einzahlungsschein-Formularen.
Kann ich meine alten Einzahlungsscheine weiter verwenden?
Seit dem 30. Juni 2020 sind sowohl QR-Rechnung als auch konventionelle Rechnungen mit Einzahlungsschein erlaubt. Voraussichtlich im Jahr 2022 wird die QR-Rechnung den Einzahlungsschein vollständig ablösen.
Welche Vorteile habe ich als Empfänger von QR-Rechnungen?
Der grösste Vorteil liegt darin, dass alle Zahlungsinformationen elektronisch gelesen werden können (z.B. per Smartphone). Zusätzlich kann mir der Rechnungssteller automatisiert weitere Informationen übermitteln wie z.B. eine MwSt.-Nummer oder Auftragsnummern etc.
Muss der Rechnungsbetrag zwingend vorgedruckt werden?
Nein, der Rechnungsbetrag kann nachträglich durch den Rechnungsempfänger handschriftlich im dafür vorgesehen Feld ergänzt werden (analog dem bisherigen, roten Einzahlungsschein).
Ist es nach wie vor möglich Zahlungsaufträge zu schreiben oder am Postschalter einzuzahlen?
Sowohl der Versand von Zahlungsaufträgen als auch die Zahlung am Postschalter sind nach wie vor möglich. Im Zuge der Einführung der QR-Rechnung hat Die Post eine Gebührenanpassung vorgenommen. Mehr dazu finden Sie in der Medienmitteilung vom Dezember 2019.
Wieso muss der Zahlteil der QR-Rechnung nach wie vor perforiert sein?
Damit alle vorhandenen Zahlungsmöglichkeiten durch den Rechnungsempfänger genutzt werden können, ist eine Perforation des Zahlteils vorgeschrieben. Perforierte QR-Rechnungsformulare können Sie im appenzellerlandshop.ch bestellen.
Kann ich eine QR-Rechnung direkt per TWINT bezahlen?
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, direkt mit einer TWINT-App die QR-Rechnung zu scannen und zu bezahlen. Allerdings ist dies nur bei Rechnungstellern möglich, welche diesen Service anbieten respektive sich zu diesem Zweck bei TWINT registriert haben.
Welche Nachteile hat die QR-Rechnung?
Bei QR-Rechnungen ist es nicht mehr möglich, eine individuelle Mitteilung auf dem Zahlteil anzubringen, welche mit der Zahlung an den Rechnungssteller übermittelt wird (z.B. Zahlungszweck).
Haben Sie weitere Fragen? Wir beraten Sie gerne ausführlich rund um die neue QR-Rechnung - kontaktieren Sie uns!